Certificeringstraject
Voor ons als specialist is de overeenkomst een service die we voor u en de klant zo adequaat mogelijk hebben vormgegeven. Voor de inspectie dient deze overeenkomst te worden afgesloten. Maar, wat houdt die overeenkomst in en wat zijn belangrijke zaken die de organisatie of het Keurmerk zelf niet moet vergeten? In dit overzicht komen de belangrijkste zaken aan bod. Door het sluiten van een inspectieovereenkomst ontstaat een onafhankelijk en geautomatiseerd certificeringstraject met ondersteuning voor de klant.
Om de kans op een succesvolle toetsing te vergroten wordt een inspectiedatum op termijn afgesproken. De ervaring leert dat bedrijven een audit gemiddeld vier weken van tevoren plannen. In de overeenkomst zijn de volgende zaken het meest van belang:
- De toetsingsdatum en de aangestelde auditor.
- De checklist ter voorbereiding en veelgestelde vragen voor tijdens de voorbereidingen.
- Contactgegevens van de auditor bij vragen over de checklist.
- De toetsingsduur en het tarief.
- Algemene voorwaarden.
Voorbeeld – Casus Hanenburg
Bedrijf Hanenburg wenst het MVO-Keurmerk te behalen. Opdrachtgevers wensen op korte termijn een succesvolle certificering onder ogen te zien om de organisatie te controleren op greenwashing. Hierop besluit Hanenburg contact op te nemen met Keurmerk Nederland en sluit de volgende overeenkomst af:
- De inspectie vindt plaats op 25 maart 2024 om 09:00 uur – Inspcteur Peter Havenmeester hoopt de inspectie uit te voeren.
- Hanenburg gaat de ISO 26000 checklist Basic voorbereiden. Naast enkele verplichte vragen geldt dat 70 van de 100 punten voldoende is. Hanenburg checkt de veelgestelde vragen ter ondersteuning.
- Hanenburg loopt tegen een paar vragen aan. In de bevestiging vindt Hanenburg het 06-nummer van de inspectrice en appt (vrij van meerprijs) met haar over de aan te tonen bewijsvoering.
- Hanenburg is voorbereid op de audit die drie uur hoopt te duren en betaald hier zoals besproken een all inclusief vast tarief voor.
- Hanenburg weet dat uit de Algemene Voorwaarden blijkt dat als de audit geen succes heeft er een maand tijd is om herstel aan te leveren. Daarnaast weet Hanenburg dat een afzegging minimaal 48 uur van tevoren plaats moet vinden.
Het voordeel voor u als Keurmerkeigenaar
Keurmerkeigenaren hebben grosso modo genomen een zekere positie en netwerk in de sector waarin het Keurmerk is gelanceerd. Concullega’s, stakeholders en instanties zullen uw Keurmerk dan ook kritisch onder de loep nemen voor zij uw initiatief omarmen. Met het uit laten voeren van de inspecties door Keurmerk Nederland ontstaat een onafhankelijk oordeel. Wij weten dat dit van verdere invloed op de verdere levenscyclus van uw Keurmerk is. Inmiddels heeft Keurmerk Nederland een aantal Keurmerken uit laten groeien tot erkende certificeringen door instanties en vooraanstaande organisaties. Aan de andere kant oogst een onafhankelijke toetsing op lof van uw Keurmerkhouders, zij zullen uw initiatief in een vroeger stadium waarderen. Neem gerust contact op om te kijken wat voor uw Keurmerkinitiatief de mogelijkheden zijn.