Inspecteren in praktijk
Uw Keurmerk is beoordeeld en geregistreerd en er is een overeenkomst gesloten om inspecties uit te voeren. Wat kunt u van deze inspecties verwachten en hoe worden deze inspecties uitgevoerd? In dit stuk meer, meer inspecteren.
De klant ontvangt de inspecteur of inspectrice in de regel fysiek op locatie bij de te toetsen organistie. Zeker voor Keurmerken van gedegen niveau en status is dit van het grootste belang. In de achterliggende jaren is hier enkel gedurende het hoogtepunt van de COVID-19 crisis een uitzondering op gemaakt. De inspecteurspoule van Keurmerk Nederland heeft een landelijke dekking zodat een auditor altijd op gedegen afstand van uw klant een inspectie uit kan voeren. Keurmerkhouders kunnen dan ook zowel in het hoge Noorden als het verre Zuiden worden getoetst. Bij bepaalde inspecties kan er sprake zijn van maatwerk voor de Keurmerkeigenaar. Zo vinden bij het SIEV-Keurmerk in de schoonmaaksector naast een inspectie op kantoor tevens praktijkinspecties op de werkvloer plaats.
Tijdens de inspectie legt de klant zijn of haar bewijsvoering voor aan de auditor. Deze bewijsvoering mag zowel fysiek als digitaal worden aangetoond. Over de inhoud van de bewijsvoering mag discussie ontstaan en staat het de klant vrij toelichting te geven. De auditor geeft in het oordeel een toelichting bij de afzonderlijke criteria zodat een uitgebreide rapportage ontstaat. In het blok ‘rapportage’ is hier meer informatie over te vinden. De inspectie kan vervolgens twee kanten op vallen, het bedrijf kan zakken of het bedrijf kan slagen.
Geslaagde inspectie
Een geslaagde inspectie houdt in dat de auditor een afdoende bewijsvoering onder ogen ziet die afgemeten aan de checklist resulteert in een voldoende score. Dit houdt niet in dat de klant aan alle zaken dient te voldoen. De checklist, die al dan niet in samenwerking met Keurmerk Nederland wordt opgesteld, kan naast verplichte vragen bestaan uit score-vragen. Hierbij is het gangbaar dat een scorepercentage van bijvoorbeeld 70 van 100 punten voldoende is. Na een geslaagde inspectie vindt de uitreiking van het Keurmerk plaats, mits zo vastgelegd in de overeenkomst tot inspectie. Bij bepaalde Keurmerken uit het portfolio van Keurmerk Nederland vindt eerst een onafhankelijke review vanuit het vier-ogenprincipe plaats waarna op een later moment de definitieve uitreiking en vaststelling van rapportage volgt.
Een geslaagde inspectie wordt opgevolgd door vaststelling van de rapportage ten behoeve van de Keurmerkhouder. Daarnaast wordt het bedrijf geregistreerd, worden benodigde logo’s verstrekt en wordt er naast een fysiek certificaat tevens een digitaal certificaat verstrekt. Tenslotte vindt desgewenst publicatie plaats van de verworven certificering via social media kanalen zoals LinkedIn.
Na een geslaagde inspectie vindt in de regel een feestelijke uitreiking plaats van het Keurmerkcertificaat.
Benodigd herstel
Mocht de klant geen afdoende score overleggen dan kan uiteraard niet overgegaan worden tot de uitreiking van het betreffende Keurmerk. De klant zal in dit geval van de auditor een rapportage ontvangen waarbij de onvolkomenheden uiteengezet worden. Puntsgewijs zal de klant handvatten aangereikt krijgen om tot herstel over te gaan. In de regel heeft de klant gedurende vier weken na afgifte van de rapportage de tijd om herstel aan te leveren. In overleg met de Keurmerkeigenaar wordt deze procedure vastgesteld.